Réduction des coûts fixes et centre d'affaires : le combo gagnant

Grâce aux centres d'affaires, les jeunes entreprises peuvent accéder à des lieux de travail de standing, sans être obligées d’acheter, ou de louer des locaux spécifiquement dédiés à leurs activités. En effet, les centres d'affaires proposent des locations de bureaux à des tarifs avantageux, et ce, grâce à la répartition des charges locatives sur l’ensemble de leurs clients. Des bureaux qui peuvent être aménagés selon les besoins de chaque entreprise, mais aussi loués pour de courtes durées. Une solution alternative qui plait visiblement aux start-ups, surtout en temps de crise, car elles sont peu nombreuses à pouvoir s’engager sur le long terme avec certitude. Sans les centres d’affaires, les start-ups seraient contraintes de louer un local, de faire des travaux d’aménagement, de contracter des abonnements téléphoniques, et internet, et surtout, elles s’engageraient pour une durée minimum de trois ans auprès de leur bailleur. Ainsi, en ayant recours aux centres d’affaires, les start-ups évitent non seulement un loyer élevé, mais aussi,bien d’autres charges fixes et des investissements importants. Sans compter que la domiciliation commerciale n'est pas le seul avantage des centres d’affaires, car, ces derniers proposent une panoplie de services qui évite aux entreprises de recruter du personnel. Des services moins chers, car leur coût est également réparti sur toute la clientèle du centre. Une formule idéale pour les start-ups, qui peuvent également bénéficier d’une adresse de prestige, et jouir d’une plus grande flexibilité.

La flexibilité proposée par les centres d’affaires est un autre atout. Services de secrétariat, location de salle de conférence à la journée, ou encore photocopie, tous ces services peuvent être sollicités à la carte, selon les besoins de chaque entreprise, et selon leur budget. De plus, dans un contexte de forte internationalisation, les entreprises ont souvent besoins d‘une présence physique dans les pays étrangers. Or, il n’est pas facile de se lancer et d’être présent sur des marchés lointains.  Ainsi, outre la flexibilité opérationnelle, certains centres d’affaires offrent une flexibilité géographique, à savoir qu’ils disposent de locaux dans différents pays. Ce qui peut être une solution idéale pour ouvrir une succursale ou filiale à l’étranger, sans devoir investir dans du matériel, et sans avoir besoin de recruter du personnel. Pour les entreprises qui ne disposent pas de structure à l’étranger, mais dont les dirigeants ou commerciaux se déplacent fréquemment, ces derniers peuvent bénéficier d’un lieu où ils peuvent rencontrer des clients ou partenaires d’affaires. Un lieu qu’ils peuvent aménager à leur guise, pour un simple rendez-vous, une réunion avec plusieurs partenaires, et même pour faire une conférence avec vidéo projecteur. Certains centres d’affaires proposent même un service de collation ou petit déjeuner. Un service en vogue depuis quelque temps, et qui fait la différence. Cependant, il apparait que le centre d’affaires n’est pas rentable pour toutes les entreprises.

Le country manager chez Pegasystems, Gilles Azoulay, constate que le recours aux centres d’affaires peut s’avérer moins rentable que la location de locaux dédiés, dans certaines conditions. Ce fournisseur d'applications, un client des centres d'affaires depuis plus de douze ans, explique qu'au-delà d'un certain seuil de développement, les centres d'affaires deviennent plus chers que la solution traditionnelle qui consiste à louer ou acheter son propre local commercial. Au lancement d'une activité, et dans les premiers mois, l'entreprise dispose d'une faible visibilité sur son avenir, et évolue dans un contexte incertain. À ce niveau le centre d'affaires est une solution idéale, mais dès lors que les activités prennent de l'ampleur, les coûts économiques augmentent beaucoup plus rapidement en centres d'affaires. Des coûts qui proviennent des postes nouvellement créés, qui nécessitent la location de nouveaux espaces, bureaux, chaises, etc. En général, au-delà de 4 à 5 postes, la location traditionnelle devient plus économique, car les coûts fixes sont lissés sur le nombre de postes. Certes, il y a toujours la problématique de visibilité sur l’avenir, mais d’un point de vue purement économique, le centre d’affaires n’est une bonne alternative que pour une courte période. On constate d’ailleurs que la majorité des entreprises ne restent en moyenne, que 18 mois dans les centres d’affaires. Mais l'on parle ici, essentiellement des PME qui viennent de se lancer ou de celles qui manquent de visibilité même après plusieurs mois ou années d’existence. Or, les multinationales ont elles aussi recours aux centres d'affaires. Leurs besoins sont sensiblement différents, mais elles représentent une bonne partie de la clientèle des centres.

 Les multinationales représentent plus de 20 % de la clientèle des centres d'affaires. Comme dans le cas des PME, les multinationales cherchent à optimiser leurs coûts, et à gagner en flexibilité, mais pas seulement. Certaines opérations nécessitent le recours à des lieux plus confidentiels, pour mener à bien les négociations. Les centres d'affaires permettent ainsi de faire des réunions hors des bureaux de l'entreprise, à l'abri des oreilles indiscrètes. Un atout considérable, notamment dans les opérations de fusion-acquisition, où toutes les parties prenantes préfèrent des lieux de négociation neutre. Multinationales et PME tendent ainsi à intégrer les centres d'affaires dans leur modèle de travail. Une tendance qui a mis du temps à émerger en France, comparé aux pays anglo-saxons, où les centres d'affaires sont intégrés à l'environnement des entreprises depuis de nombreuses années. Maintenant, que la barrière culturelle a été levée, il reste encore à faire accepter aux entreprises que leurs modèles de travail pourraient être améliorés grâce aux centres d'affaires. Ces derniers envisagent donc, pour la plupart, de communiquer davantage sur leurs services, au cours des prochaines années. Des services qui se diversifieront également pour convaincre le plus grand nombre, des avantages des centres d’affaires.